managing productive meetings

managing productive meetings

use the meeting to boost up the quality and quantity of production and/or services

1. ask yourself if it's important even to schedule a meeting: jika sesuatu isu itu hanya dapat diselesaikan melalui emel atau memo/notis sahaja, tidak perlu untuk mengatur mesyuarat!

2. schedule the meeting for an appropriate place: pastikan bilik mesyuarat dapat memuatkan semua yang hadir dan mendengar perbincangan dengan jelas.

3. create an agenda for the meeting including topics and time limits, and distribute it ahead of time: setiap ahli mesyuarat ada hak untuk merancang keterlibatan mereka dalam mesyuarat. pastikan mesyuarat sentiasa dalam perbincangan tentang agenda mesyuarat sahaja.

4. establish rules for participation: semua ahli mesyuarat mesti diberi peluang untuk terlibat/bersuara. berikan arahan supaya segelintir ahli tidak medominasi mesyuarat.

5. follow the agenda's time limits for each topics: jaga masa. sekiranya perbincangan melebihi masa yang ditetapkan, langkau kepada agenda seterusnya, dan agenda tersebut dibincang semula selepas semua agenda yang lain telah selesai.

6. leave some open time for topics that may not have been included on the agenda: sekiranya isu tambahan yang dibincangkan melebihi masa mesyuarat, tangguhkan dan masukkannya ke dalam agenda mesyuarat akan datang.

7. end the meeting with a plan of action: bincangkan langkah-langkah tindakan yang perlu diambil berdasarkan keputusan mesyuarat.

(source: r. volkema and f.niederman, "planning and managing organizational meetings: an empirical analysis of written and oral communication," journal of business communication 33 (july 1996): pp. 275-293; e.a. micheals, "business meetings, "small business reports, february 1989, pp. 82-88.)